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（一(yi)） 邀請 ；
不管(guan)什(shen)么樣的(de)會議或(huo)者(zhe)展覽，主(zhu)辦(ban)者(zhe)當然希望適宜的(de)對象（客戶）參加。作為(wei)主(zhu)辦(ban)者(zhe)，邀請的(de)方式非常重要。通常情況下，邀請包括信(xin)息(xi)發布、回執(zhi)處理、確認通知等3個程序。
⒈信(xin)息(xi)發布——從(cong)媒(mei)體上分有(you)印刷(shua)品（包括邀請信(xin)函(han)、組織文件(jian)、會(hui)議通(tong)知）、電(dian)子(zi)郵件(jian)、印刷(shua)媒(mei)介(jie)(jie)公告(gao)、電(dian)子(zi)媒(mei)介(jie)(jie)公告(gao)等幾(ji)種形式。通(tong)常的信(xin)息(xi)發布包括主(zhu)題、時(shi)間、地點（暫定或者候選）、主(zhu)要議程及(ji)安(an)排、費用及(ji)標準等等，有(you)些還附送會(hui)議（展）企劃(hua)書，可以讓參與者了解參加的意義及(ji)對會(hui)展的期望。
⒉回(hui)執——對(dui)于主辦者來(lai)說，回(hui)執是對(dui)會展企劃活(huo)動成功與否的(de)(de)(de)(de)判定標(biao)志(zhi)之一。回(hui)執收到后(hou)，通(tong)常(chang)需(xu)要(yao)統計（回(hui)執單的(de)(de)(de)(de)設計非常(chang)重(zhong)要(yao)，應當是合(he)理且圓滿的(de)(de)(de)(de)，應當包括如下(xia)信息——明確的(de)(de)(de)(de)人數、職務、性別、聯系(xi)方式、預計到達目的(de)(de)(de)(de)地的(de)(de)(de)(de)時間、迎送要(yao)求等等）和確認回(hui)執有(you)效(xiao)（通(tong)常(chang)以(yi)會務費用是否交納為標(biao)志(zhi)），接(jie)下(xia)來(lai)需(xu)要(yao)做的(de)(de)(de)(de)就是資源分配——主要(yao)是展位與酒店(dian)住宿(su)的(de)(de)(de)(de)安排，回(hui)執確認即確認通(tong)知(zhi)可以(yi)在這一切(qie)完成后(hou)發出(chu)。
⒊回執(zhi)(zhi)可(ke)以有(you)多種形式(shi)——傳真、信(xin)函、電(dian)子郵(you)件、網絡或(huo)者電(dian)話均可(ke)。回執(zhi)(zhi)需(xu)要注意的(de)(de)是，如(ru)果會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)課題允許，應該考慮到(dao)參與者的(de)(de)特(te)殊要求(qiu)，譬如(ru)家屬、隨行人員、保健(jian)要求(qiu)、交通代理、飲食習慣、住宿要求(qiu)等，如(ru)果回執(zhi)(zhi)清楚，那么對會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)的(de)(de)有(you)序安排(pai)會(hui)(hui)起到(dao)很大幫助。確認(ren)通知——如(ru)果會(hui)(hui)務費用確認(ren)或(huo)者有(you)其(qi)他(ta)方式(shi)可(ke)以確認(ren)，需(xu)要發出確認(ren)通知。同時發出的(de)(de)應該還有(you)會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)的(de)(de)確切(qie)地點、時間、議程、簽到(dao)程序及會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)注意事項(xiang)等。
（二(er)） 簽到與入住(zhu)安排
如果是小型(xing)(xing)商務會(hui)議，簽(qian)到(dao)相對簡(jian)單(dan)，僅(jin)僅(jin)是名(ming)錄登記(ji)。但如果是大型(xing)(xing)會(hui)議或者展(zhan)覽，那么簽(qian)到(dao)就是一(yi)項復雜(za)的工作。通常(chang)情況下，會(hui)議的簽(qian)到(dao)與住(zhu)宿安排連(lian)在一(yi)起(qi)。
大(da)型會(hui)議如(ru)果想要(yao)簽到過程不出現混亂(luan)，必要(yao)的(de)流程及(ji)(ji)(ji)準備是(shi)必須(xu)的(de)——回(hui)執(zhi)統計表(biao)、簽到表(biao)格(ge)、引導(dao)及(ji)(ji)(ji)協助人員(yuan)、住宿賓館準確的(de)房(fang)間(jian)數量及(ji)(ji)(ji)房(fang)間(jian)號、房(fang)間(jian)分配表(biao)、鑰匙、標(biao)(biao)明入(ru)住者姓名及(ji)(ji)(ji)房(fang)號的(de)小(xiao)信封（內裝客房(fang)鑰匙，通(tong)常酒(jiu)店可以(yi)提供）、入(ru)住酒(jiu)店相對明顯的(de)路徑指示、會(hui)議（展覽）須(xu)知、會(hui)議（展覽）詳細日程、考察(cha)線路及(ji)(ji)(ji)參與方(fang)式、酒(jiu)店功能開閉(bi)說(shuo)明及(ji)(ji)(ji)付費標(biao)(biao)準、返程預(yu)定及(ji)(ji)(ji)確認、會(hui)務交通(tong)使(shi)用(yong)方(fang)式及(ji)(ji)(ji)付費標(biao)(biao)準等(deng)等(deng)。如(ru)果可能，盡量使(shi)用(yong)電腦簽到。一般情況下，簽到服務人員(yuan)應該(gai)不少于6人——工作時(shi)間(jian)應該(gai)根據(ju)會(hui)展參與人員(yuan)抵達時(shi)間(jian)合理分配。如(ru)果事(shi)先(xian)將(jiang)回(hui)執(zhi)的(de)項目設計得很周全，對于簽到及(ji)(ji)(ji)入(ru)住安排有很大(da)幫(bang)助。
（三） 餐飲安(an)排
一般而言，展覽不統(tong)一安排(pai)餐(can)飲（特邀嘉賓(bin)或者重要(yao)客戶除外），會議通常統(tong)一安排(pai)餐(can)飲。
餐(can)飲(yin)安排通常有(you)兩種形式——自助(zhu)餐(can)或者圍(wei)桌餐(can)。類別有(you)中式、西式及清真系(xi)列。
統一安(an)排餐(can)(can)飲(yin)的(de)會議(yi)，對于(yu)成本的(de)控(kong)(kong)制(zhi)非常重要，自(zi)助餐(can)(can)一般可以(yi)(yi)(yi)發餐(can)(can)券控(kong)(kong)制(zhi)（很(hen)多(duo)酒(jiu)(jiu)店對于(yu)自(zi)助餐(can)(can)的(de)開(kai)設有就(jiu)餐(can)(can)人數(shu)的(de)最低要求(qiu)），可以(yi)(yi)(yi)事(shi)先制(zhi)訂餐(can)(can)標及餐(can)(can)譜，嚴格區分正(zheng)式代表與(yu)隨行人員、家屬，特殊要求(qiu)者(zhe)可以(yi)(yi)(yi)和(he)餐(can)(can)廳協(xie)商。圍桌(zhuo)(zhuo)式餐(can)(can)飲(yin)安(an)排比較復雜——特別是(shi)大型會議(yi)的(de)時(shi)候。圍桌(zhuo)(zhuo)式餐(can)(can)飲(yin)安(an)排需(xu)要考(kao)慮的(de)問(wen)題有：開(kai)餐(can)(can)時(shi)間、每桌(zhuo)(zhuo)人數(shu)、入餐(can)(can)憑證、同桌(zhuo)(zhuo)者(zhe)安(an)排、特殊飲(yin)食習慣(guan)者(zhe)、酒(jiu)(jiu)水種(zhong)類及付(fu)款等。需(xu)要提醒的(de)是(shi)，會議(yi)前期考(kao)察時(shi)注意餐(can)(can)廳及用具的(de)衛生情(qing)況(kuang)，不能讓就(jiu)餐(can)(can)者(zhe)出現健(jian)康問(wen)題。如果就(jiu)餐(can)(can)者(zhe)無(wu)法(fa)按(an)時(shi)集合就(jiu)餐(can)(can)，可采取(qu)那(nei)(nei)桌(zhuo)(zhuo)夠人數(shu)那(nei)(nei)桌(zhuo)(zhuo)開(kai)席(xi)的(de)做法(fa)，以(yi)(yi)(yi)保證就(jiu)餐(can)(can)者(zhe)的(de)權益。三
（四） 秘書服務
所謂秘書服務(wu)指(zhi)向會展主辦(ban)方提供各(ge)類文秘、勤雜、臨時(shi)采購(gou)、臨時(shi)司乘、向導等服務(wu)。這些服務(wu)通常是臨時(shi)或者按時(shi)提供的，在預(yu)算(suan)時(shi)通常按類別籠統計算(suan)，不(bu)在細分——可以按不(bu)可預(yu)計費用或者按其他類別計算(suan)。
如果通(tong)過代理(li)(li)公司操作，那么(me)告訴代理(li)(li)公司作好隨時(shi)服務的準備很有(you)必要。代理(li)(li)公司與主辦方之間的最后服務費用核算將通(tong)過雙(shuang)方指(zhi)定的聯(lian)絡人(ren)互相簽(qian)單認可，由雙(shuang)方財務或者相關人(ren)員核定。
（五） 茶歇
茶(cha)(cha)(cha)歇對于一(yi)般(ban)的(de)大型會(hui)議(yi)而言可能不(bu)需要，中(zhong)(zhong)(zhong)、小(xiao)型會(hui)議(yi)，特別是(shi)(shi)公司或者組織高層會(hui)議(yi)，會(hui)間茶(cha)(cha)(cha)歇是(shi)(shi)很重要的(de)。茶(cha)(cha)(cha)歇的(de)定義就是(shi)(shi)為(wei)會(hui)間休息兼氣氛調(diao)節而設置(zhi)的(de)小(xiao)型簡易茶(cha)(cha)(cha)話會(hui)，當然提(ti)供的(de)飲(yin)(yin)品可能不(bu)限(xian)于中(zhong)(zhong)(zhong)國(guo)茶(cha)(cha)(cha)，點(dian)(dian)心(xin)也不(bu)限(xian)于是(shi)(shi)中(zhong)(zhong)(zhong)國(guo)點(dian)(dian)心(xin)。通常茶(cha)(cha)(cha)歇的(de)準備包括點(dian)(dian)心(xin)要求、飲(yin)(yin)品要求、擺飾要求、服(fu)務及(ji)茶(cha)(cha)(cha)歇開放時(shi)(shi)間要求等(deng)(deng)等(deng)(deng)，一(yi)般(ban)不(bu)同(tong)時(shi)(shi)段可以更換不(bu)同(tong)的(de)飲(yin)(yin)品、點(dian)(dian)心(xin)組合。大致上茶(cha)(cha)(cha)歇的(de)分類是(shi)(shi)中(zhong)(zhong)(zhong)式(shi)(shi)(shi)與西(xi)式(shi)(shi)(shi)。中(zhong)(zhong)(zhong)式(shi)(shi)(shi)的(de)飲(yin)(yin)品包括礦泉(quan)水(shui)、開水(shui)、綠茶(cha)(cha)(cha)、花(hua)茶(cha)(cha)(cha)、紅(hong)(hong)茶(cha)(cha)(cha)、奶茶(cha)(cha)(cha)、果(guo)(guo)茶(cha)(cha)(cha)、罐裝(zhuang)飲(yin)(yin)料(liao)、微量(liang)酒精(jing)飲(yin)(yin)料(liao)，點(dian)(dian)心(xin)一(yi)般(ban)是(shi)(shi)各(ge)類糕點(dian)(dian)、餅干(gan)、袋裝(zhuang)食品、時(shi)(shi)令水(shui)果(guo)(guo)、花(hua)式(shi)(shi)(shi)果(guo)(guo)盤等(deng)(deng)等(deng)(deng)。西(xi)式(shi)(shi)(shi)茶(cha)(cha)(cha)歇飲(yin)(yin)品一(yi)般(ban)包括各(ge)式(shi)(shi)(shi)咖啡、礦泉(quan)水(shui)、低度酒精(jing)飲(yin)(yin)料(liao)、罐裝(zhuang)飲(yin)(yin)料(liao)、紅(hong)(hong)茶(cha)(cha)(cha)、果(guo)(guo)茶(cha)(cha)(cha)、牛奶、果(guo)(guo)汁等(deng)(deng)等(deng)(deng)，點(dian)(dian)心(xin)有(you)蛋(dan)糕、各(ge)類甜(tian)品、糕點(dian)(dian)、水(shui)果(guo)(guo)、花(hua)式(shi)(shi)(shi)果(guo)(guo)盤，有(you)的(de)還有(you)中(zhong)(zhong)(zhong)式(shi)(shi)(shi)糕點(dian)(dian)。